紫金矿业慈善基金会项目管理办法
（修订稿）

第一章  总则

第一条  为科学有效组织、管理和监督紫金矿业慈善基金会（以下简称基金会）项目实施，确保项目运行依法合规，不断提升项目质量、防范风险，实现预期目标，根据《中华人民共和国慈善法》《基金会管理条例》《紫金矿业慈善基金会章程》等相关法律法规与规定，特制定本管理办法。

第二条  项目定义：本办法所称项目包括基金会自主实施项目，紫金矿业集团股份有限公司及其所属子公司捐赠窗口项目及外部合作项目。

第三条  项目预算：所有项目原则上在年度拟定的项目计划及全年项目资金预算范围内实施，项目管理部负责拟定项目年度计划，财务部负责拟定项目年度资金预算，由综合办公室统筹报送秘书长、理事长审核后，提报理事会审议。

第四条  项目管理：所有项目原则上都要求按照项目立项、协议签订、收付款、项目监督、项目总结等流程进行项目管理。

第五条  项目实施：所有项目原则上根据管理程度的不同，分为指导实施、组织实施两种管理方式。捐赠窗口项目一般由出资单位负责，基金会负责指导实施；自有项目根据情况不同可进行指导实施或组织实施。

第二章  项目立项

第六条  立项原则：项目立项应符合相关法律法规以及基金会章程有关规定，不仅要充分尊重捐赠人意愿及社会实际需求，还要充分考虑项目的公益性、可行性、实效性和可持续性，坚持社会效益最大化原则。

第七条  立项范围：项目范围原则上为乡村振兴、助学助教、环境保护、赈灾等符合基金会宗旨和业务范围的公益慈善项目。

第八条  立项申请：项目资助申请方需提交相关申请文件，包括申请资助报告、上级单位批复文件、项目实施方案（包含项目背景、社会意义、预期效果、受益人数及预算等内容）等。

第九条  立项审批：项目管理部收到项目申请文件后，对申请文件的内容进行初审，确定项目是否具有公益慈善属性，并对项目的可行性、实效性等进行论证。项目总金额500万元以下的项目立项，经项目管理部、综合办公室、财务部初审、监事会审查（30万以上项目）、秘书长审核后，提交理事长审批；500万元（含）以上的项目立项，需提交理事会审议，再按上述流程立项审批。

第三章  项目协议

第十条  协议类型：项目立项后，项目相关方须签署相关协议，协议一般分为捐赠协议、补充协议。捐赠协议是基金会与捐赠方、受赠方或其它相关方签订的协议，约定项目内容、协议期限、项目金额、资金用途、付款条件及进度、各方权利义务等。补充协议是在原捐赠协议要素发生变化，不再适用项目实际的基础上，对原协议条款做出的补充或变更。内容包括当事人的基本信息、拟定补充协议的原因、协议补充或变更的内容等。

第十一条  协议签订：协议需在相关方充分沟通，并在符合法务、财务、税务一般要求的基础上，履行内部审核、审批程序后正式签订。协议签订需相关方法定代表人或授权代表签字并盖章。

第十二条  协议审批：协议审批一般由项目经办人发起，项目管理部负责人、综合办公室负责人以及财务部负责人审核后，提交秘书长、理事长审批。

第四章  项目收付款

第十三条  收款原则：捐赠协议是捐赠窗口收款的主要依据。财务部确认资金到账后向捐赠方出具公益事业捐赠统一票据，并及时通知综合办公室和项目管理部，捐赠资金一般来源于紫金矿业集团及所属子公司捐赠。

第十四条  付款原则：捐赠协议是项目付款的主要依据。根据项目性质和类别等不同采取不同的付款方式，一般可分为一次性付款和分期付款，原则上尽量采取一次性付款的方式。

第十五条  审批程序：项目付款需履行内部审核、审批程序，由项目经办人发起，项目管理部及综合办公室负责人审核后，经财务部负责人复审，再提交秘书长、理事长审批，最后由财务部出纳办理付款手续。

第十六条  紧急项目：对于赈灾、疫情等突发紧急救助项目，可经理事长同意先进行财务付款，后补充履行相关审批程序。

第五章  项目监督、管理及结项

第十七条  基本原则：项目实施过程中坚持公开、公正、公平的原则，严禁徇私舞弊，各部门要加强对项目执行的监督管理。项目经办人应及时跟进、了解项目进展情况，根据需要可适时进行现场检查指导，确保项目顺利实施。

第十八条  项目监督：基金会实行项目跟踪监督机制，对重大项目在实施过程中通过检查、调研等形式跟踪进展情况和存在的问题，随时接受基金会监事和捐赠方的监督。

第十九条  项目实施：项目资金拨付应当严格按照捐赠协议约定或项目方案规定履行审批手续，不得越权签批或擅自拨款。项目资金拨付随时接受基金会监事的检查，如项目合作方擅自改变捐赠资金用途，或违背捐赠人意愿，基金会有权终止资助或追回已捐赠资金。

第二十条  项目结项：项目完成后，需进行验收并对项目质量和效果进行评估，要求项目合作方或受捐赠方提供项目总结、资金使用证明等结项材料。工程建设类项目一般还需提供审计报告、竣工验收报告、决算报告等。

第二十一条  信息披露：基金会每年接受第三方审计机构的审计监督，通过基金会官方网站、慈善中国或民政部指定的其它平台向社会公布项目相关信息。

第六章  项目变更与终止

第二十二条  项目变更：项目立项后如因实施条件发生变化，需对项目地点、受益群体、项目周期、资金用途等相关内容进行变更的，项目合作方或受捐赠方须向基金会提供书面申请及相关证明材料，经秘书长、理事长审批后签订补充协议。项目协议金额原则上不予调增。

第二十三条  项目终止：如项目因自然、社会环境等不可抗力因素（如自然灾害、政策变动等）导致需提前终止的，须由项目合作方或受捐赠方向基金会提出书面申请，经理事会批准后，签订终止协议或解除协议。捐赠财产的处置根据协议约定协商处理。

第七章  项目档案管理

第二十四条  档案定义：项目档案是指在项目实施过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据及其他各种形式和载体的项目文件材料。

第二十五条  归档范围：项目档案需按照项目实施流程顺序整理归档，依次为立项材料、协议材料、收付款材料、结项材料等。1.立项材料一般包括立项申请报告、立项审批文件、会议纪要等。2.协议材料一般包括审批文件、协议文本等。3.收付款材料一般包括付款审批文件、收款确认文件、捐赠票据等。4.结项材料一般包括项目总结材料（以项目协议要求为准）、项目相关声像材料、项目宣传文档、感谢信、证书奖牌等。

第二十六条  归档程序：项目档案应遵循文件形成规律，保持文件间有机联系，根据项目所属年份、项目性质分门别类进行整理，并定期移交档案室归档。

第八章  附则

第二十七条  本办法由基金会秘书处负责解释与修订。

第二十八条  本办法经基金会理事会审议通过，自发布之日起施行。