紫金矿业慈善基金会费用报销管理制度

（2021年修订稿）

第一章 总则

第一条 为加强基金会有关费用报销业务的管理，规范费用报销事项各环节的职责，制定本制度。本制度规定了差旅费、业务招待费、办公费等费用的报销管理。

第二条 基金会所有支出均由理事长审批。

第三条 超出本制度所规定费用项目以外的其他报销规定，以理事会决议为准，但不得通过制度制定、修订，为员工创设隐性福利。

第四条 制度制定、费用报销贯彻节俭开支和诚信精神。所有费用在标准范围之内据实报支。

第二章 差旅费报支规定

第五条 员工出差应加强计划性，国内机票原则上提前3天、国际机票原则上提前7天（不含出差当天）预订交通、住宿等，财务部门应加强对落实计划情况进行督查和通报。

差旅费开支范围包括：因公出差人员发生的交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费。

差旅费用每次须按完整的行程一次性进行报销，同一趟行程不得拆分；非连续出差的行程不得合并报销。

第六条 差旅费用审批权限

员工出差前应填写《出差审批单》并报秘书长或理事长审批。出差返程后填写《差旅费报销单》及时在基金会电子付款审批流程中办理报销手续。本制度规定的延迟报销、费用异常等需经理事长审批后方可报销，另有规定除外。

第七条 伙食补助费按下列标准执行：

（一）出差人员伙食补助费，不分途中和住夜，每人每天补助100元。

（二）外出参加会议、培训的按出差标准报销出差补贴。

（三）出差人员不得报支餐费和饮料等个人消费性质的费用，但有陪同上级或相关部门来人的可按实际情况酌情报支。

第八条  出差人员要按照规定等级乘坐交通工具，凭票据报销城市间交通费。未经理事长同意而超等级或超标准乘坐交通工具的，超支部分自理。员工短途（指本地级市范围以内）自驾车出差的，可凭出差单和发票给予报支过桥过路费和0.6元/公里加油费。

第九条 员工出差可乘坐飞机、软卧、高铁（或动车）或轮船。

（一）理事长出差：乘坐交通工具据实报销。

（二）秘书长、部门负责人出差：可乘坐飞机经济舱、软卧、高铁（或动车）一等座或轮船二等舱。

（三）其余人员出差：可乘坐飞机经济舱、软卧、高铁（或动车）二等座或轮船三等舱。

（四）因特殊情况超标准乘坐交通工具，应报理事长审批后方可报支。

（五）出差人员机票、动车票退改签费用经理事长确认可以报销。旅行社代订服务费、行李托运费（特价机票不含免费行李托运费）由理事长确认可以报销。

第十条 住宿费按下列标准执行：

（一）出差人员应厉行节俭，非商务安排，不得入住套房。具体标准见下表：

住宿费标准表

注：特别地区为北京、上海、广州、深圳。

住宿费凭票限额内报支，多人同行出差，鼓励同性别人员共住标准间，节约部分给予30%的补贴。

（二）超标准住宿的费用原则上自负，特殊情况确因工作需要而超标准住宿的，须经理事长批准后才可报支。

（三）由会议安排的住宿费，凭票据实报支，节约额不另行补助。

（四）公派学习人员住宿费凭票按出差标准报支，节约额不另补助。

（五）住宿发票应取得合法合规。没有住宿发票或住宿发票不符合《发票管理条例》规定的，不予报销。

（六）出差途中经停（非目的地）需住宿的，同一县（区）域原则上只能住宿一个晚上。

第十一条 出差人员市内交通费按每人每天100元凭票在标准内据实报支，如携带大量材料物品或办理紧急公务超标准的，经理事长批准后，按实报销。自带交通工具的，不予报支市内交通费。

第十二条 出境人员在境外的住宿费、伙食费、公杂费等，调入工作人员、新入职人员、异地工作人员休假的差旅的标准暂参照紫金矿业集团股份有限公司《费用报销制度》执行。

第三章 业务招待费报支规定

第十三条 业务招待费支出必须严格控制，坚持厉行节约的原则。业务招待费应根据销售计划和业务性质，纳入财务预算，并按计划预算审核批准程序审批，严格控制在预算核准的金额范围内支出。

第十四条 招待费用实行事前审批制，并根据以下授权事前填写《公务接待申请表》。特殊情况接待的，应事后补齐《公务接待申请表》。审批授权为：费用支出在1000元以内的，由秘书长审批；超过1000元的，由理事长审批。

第十五条 原则上在当月报销入账，因特殊情况最迟不得超过次月底前报销入账。

第十六条 超过核定预算控制额度的部门接待，超额部分由部门负责人承担20%。

第四章 办公费用报支规定

第十七条 办公费用主要包括日常办公用品、电子设备耗材、低值易耗品等。办公费用开支坚持厉行节约原则，严格控制。

第十八条 办公费用实行事前审批制，并根据以下授权事前填写《办公费用申请表》。特殊情况接待的，应事后补齐《办公费用申请表》。审批授权为：费用支出在1000元以内的，由秘书长审批；超过1000元的，由理事长审批。

第五章 费用单据审核和报销流程

第十九条 员工需要报销各项费用票据应按规定规范粘贴，粘贴好的票据及附件上传至电子付款审批流程中进行登记及办理。相关报销审批单、申请单都严格电子打印（不予手工填报和修改）。

第二十条 具体报销流程为：经办人填写相关报销单，财务负责人复核，秘书长审批，理事长审批。

第二十一条 本制度形成的费用报销会计凭证等记录按会计档案管理的有关规定执行。

第六章 附 则

第二十二条 本制度经2021年第二届理事会第十二次会议审议通过，自发布之日起实施。

第二十三条 本制度由财务部负责解释和修订。

附件：1.紫金矿业慈善基金会出差审批单

2.紫金矿业慈善基金会差旅费报销单

3.紫金矿业慈善基金会公务接待申请表

4.紫金矿业慈善基金会办公费用申请表

5.紫金矿业慈善基金会付款审批单