紫金矿业慈善基金会档案管理办法

第一章 总则

第一条 为了确保紫金矿业慈善基金会（以下简称“基金会”）档案的完整、准确、系统，使档案管理工作规范化、制度化，及时有效地为理事会及有关人员提供有价值的档案资料，保障基金会各项工作的顺利开展，依据《中华人民共和国档案法》《基金会管理条例》和《民政部直属单位档案工作目标管理考评办法》，特制定本管理办法。

第二条 档案工作是基金会管理工作的重要组成部分，是开展基金会业务和各项工作的重要依据和必要条件。基金会要认真贯彻执行国家档案工作的法律、法规和方针政策，以确保和维护基金会档案的完整和安全。

基金会各部门对职能业务内的档案工作负责，综合办公室是基金会档案业务的牵头管理部门。根据工作实际，基金会可委托写字楼内具有国家档案管理标准的的档案馆进行档案托管，并外聘档案管理专家开展管理提升咨询。

第二章 档案归档范围

第三条 本管理规范的档案管理范围是指基金会原始档案和在各项业务活动中形成的，所涉及内容已处理完毕或暂告一段落，并具有查考、保存价值的，需集中保管的各种载体的信息。主要有：

（一）上级主管部门的文件材料

1.需要贯彻执行的上级主管部门召开的会议的主要文件材料；

2.基金会要执行上级主管部门颁发的文件，以及普发的、需要贯彻执行的法规性文件；

3.领导视察、检查本会工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料；

4.上级主管部门和有关部门颁发或出具的各种有效证件及凭证。

（二）基金会的文件材料

1.基金会召开理事会及相关工作会议的会议文件，以及各种声像材料；

2.基金会各项活动形成的计划、总结、报告、纪要等；

3.基金会颁发的各种正式文件及签发稿、印制稿、重要文件的修改稿等；

4.基金会的请示与上级部门的批复文件；

5.基金会年检、考核、评先材料；

6.基金会统计报表和统计分析资料；

7.基金会成立、合并、更名、印章、章程、制度等文件资料；

8.基金会财产、物资、档案等的交接凭证、清册等；

9.基金会的历史沿革、大事记、年鉴，反映本会重要活动事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览影像等文件材料；

10.基金会与有关单位、团体、企事业单位签署的合同、协议书、重要文件及需要执行的法规性文件；

11.基金会工作人员聘用、考核、辞退、奖惩等文件材料；

12.其他具有保存价值的文件材料。

第三章 归档要求和时间

第四条 归档具体要求为：

（一）坚持部门收集归档、统一管理的原则。各部门均应指定专(兼)职人员，负责收集本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知基金会秘书长。

（二）由各部门共同参与的活动中形成的文件材料，由主办部门收集归档。

（三）按照立卷归档范围，将具有保存利用价值的文件材料收集齐全、完整，根据文件材料的形成规律和有机联系，科学整理立卷。

（四）基金会的立卷归档工作在秘书长的监督指导下进行。各部门专（兼）职档案管理员必须把应归档的文件材料按立卷要求整理预归成卷，经秘书长检查合格后方可归档。

（五）声像档案应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者，照片档案应将照片和底片分别整理归档。

（六）各部门具体承办人员应保证经办文件的完整(各种附件一律不准抽存)，并及时交各部门档案管理员归档。工作变动或因故离职时，应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

（七）各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的"案卷类目"。"案卷类目"的条款必须简明确切，并编上条款号。

（八）档案管理员要不断加强业务学习，不断提高档案工作水平。档案管理员应将归档的文件材料按规定分类、整理、装订、编目、保存，并编制索引，便于决策者参考利用。

第五条 归档的时间为：各部门都要建立健全平时归卷制度。各部门对处理完毕或批存的文件材料，由档案管理员集中统一保管。会计审计档案在年终之后，为方便工作可暂由基金会财务人员保管，于第二年六月底以前移交档案管理员保管。

第四章 档案的查阅和借用

第六条 建立和完善档案借阅手续。基金会工作人员因工作需要，经秘书长签批，可查阅基金会形成的档案资料。

第七条 查阅摘抄档案，需填写档案利用登记表。未经档案管理员同意，不能复印、复制、公布档案材料，一般不能将档案带出档案室，特殊情况需要借出者需要办理借阅手续，并及时归还。

第八条 查阅档案时应严格遵守保密纪律；不得擅自向他人传播档案内容；不得翻阅、摘抄、复制与查阅内容无关的材料；不准在文件材料上涂改、剪裁、加圈、画线、折叠；不得随意折卷或撕去其中文件。

第九条 档案不得借出、不得携带出境。如确因工作需要，经秘书长签批，可借用基金会形成的档案资料，但应按照规定办理临时借用文件材料的登记手续。

第十条 各部门应将项目资料汇集、归类和建档存管，杜绝将存管项目资料和正在设计中的项目方案带出基金会。所有工作人员都负有项目资料和设计中项目方案的保密义务。

第五章 保管期限和销毁

第十一条 档案的保管期限划分为永久、30年、10年三种。本办法规定的档案保管期限为最低保管期限。

第十二条 文书档案的保管期限由秘书长依据具体情况按照以下原则确定：

（一）凡记叙和反映本会主要工作和活动的内容，需要长远利用和查考的文件材料及图表，保管期限定为永久；

（二）凡在相当长的时间里，有利用、查考价值的文件材料及图表，保管期限定为30年；

（三）凡在比较短的时间内需要查考的文件材料及图表，保管期限定为10年。

（四）对于会计档案的保管期限按《会计档案管理办法》（财政部 国家档案局令第79号）的相关规定执行。

第十三条 以文书档案保管期限表及使用价值为鉴定依据，由档案员鉴定，将鉴定情况交秘书长审核，提出处理意见，经理事长同意后，对需销毁的档案编造清册，办理批准手续即可销毁。

第十四条 销毁档案时，必须有两人监销，监销人应在销毁册上签字或盖章，并注明销毁方式和日期。

第六章 附则

第十五条 本办法经第一届理事会第八次会议审议通过，自发布之日起实施。

第十六条 本办法由秘书处综合办公室负责解释和修订。

附件：基金会档案归档范围和保管期限表