为加强紫金矿业慈善基金会（以下简称基金会）的财务管理，保障慈善资金的使用安全和效益，促进慈善事业的健康发展，根据国家法律法规、《基金会管理条例》以及《民间非营利组织会计制度》的相关规定，结合基金会的实际情况，制定本制度。

1  规范性引用文件

《中华人民共和国会计法》

《中华人民共和国档案法》

《民间非营利组织会计制度》

《基金会管理条例》

2  财务管理的一般原则

2.1  封闭管理的原则。慈善资金及其利息除章程另有规定外，只能用于慈善事业，专款专用，不得挪作他用。

2.2  专项核算的原则。按照国家统一的会计核算制度设置会计科目、复式记帐、根据审核无误的会计凭证登记帐簿、编制财务会计报表。

2.3  公开透明的原则。基金会秘书长定期将捐赠款情况向理事长汇报。财务帐目应接受财政、审计部门和业务主管单位的检查、审计和监督，并每年接受独立会计师事务所的审计。

3  财务部门工作职责与人事管理

3.1   财务部门工作职责

3.1.1  负责基金会财务管理体系的建设和维护 。

3.1.2  负责基金会的会计核算和会计监督工作，做好年度财务预算、经济运营分析工作。

3.1.3  负责编制财务报告。

3.1.4  负责基金会资金管理。

3.1.5  负责基金会各项资产管控，做好资产的保值增值等工作。

3.1.6  负责基金会税收管理工作。

3.1.7  协调与财政、审计、税务、银行等部门的关系，为集团财务工作创造良好的外部环境。

3.2   财务人员主要工作职责

3.2.1  按照国家财务会计法规、制度的规定，正确处理本基金会会计核算和财务管理工作。

3.2.2 准确了解掌握国家有关财会、税务、金融及证券等相关法律、政策、法规，严格遵守各项法律、法规及基金会内部规章制度。

3.2.3  协调银行、税务等相关单位及政府机构的关系。

3.2.4  建立、健全基金会各项财务制度，并监督财务制度执行情况。

3.2.6  确保基金会的资金安全使用和正常运转。

3.2.7  严格监督和控制基金会各项收支执行情况。

3.2.8  认真做好各项财务基础工作，坚持公平、公正、合理原则,及时、准确核算基金会财务状况和经营成果。

3.2.9  定期编制财务报表。

3.2.10  编制基金会年度财务计划，考核分析财务计划执行情况并按时编制财务分析报告。积极沟通和传递经营信息，为基金会管理层制订重大事项的决策提供准确的财务信息。

3.3  出纳的主要工作职责

3.3.1  严格遵守现金管理办法、银行结算制度的规定。有责任按照银行结算制度，认真办理银行往来结算业务，正确使用银行结算方式，及时办理银行转账业务。

3.3.2  审核原始凭证是否填写完整、规范、内容真实、合法，对不符合规定的原始单据，出纳人员有权退回要求做相应的更正、补充。对违反国家财经制度、基金会财务制度的支出，应拒绝办理，对未按照基金会审批权限批准的支出应拒绝付款。

3.3.3  妥善保管好库存现金、有价证券、空白支票及印章等；保险柜不得存放基金会以外的其他现金和物品。

3.3.4  建立支票领用登记簿，记录支票使用情况等必要的信息；随时掌握资金状况，不得开具空白支票，作废支票加盖作废章并与支票存根一起妥善保管。

3.3.5  每日核对库存现金与现金日记账余额，做到日清月结，发现长短款应及时查明原因，报会计主管人员审批，并进行相应的处理。建立现金日记账、银行存款日记账。

3.3.6  定期电话查询基金会银行存款余额。同时与支票登记簿核对，对大笔资金的收支进行备注说明。

3.3.7  协调好与银行关系，定期领取银行回单。

3.3.8  做好每月/每季/每年纳税申报和各项税务备案工作。

3.4  财务人事管理

3.4.1  从事财务工作的人员，必须取得会计从业资格证书。担任财务负责人，除取得会计从业资格证书外，原则上还应当具备会计师（或经济师）以上专业技术职务资格且从事会计工作三年以上。

3.4.2  财务人员职业操守必须符合“爱岗敬业、熟悉法规、依法办事、客观公正、搞好服务、保守秘密”的职业道德。

3.4.3  财务人员不得兼任与其工作职责不相容的岗位。

3.4.4  财务人员任用程序：具备上述条件后，有秘书长提名，报理事长审批。

4  财务基础工作管理

4.1  原始记录管理：原始记录是反映各项生产经营、技术活动的最初记录。原始记录必须及时、完整、真实，各项记录由指定专人负责登记并由上级部门复核，并要妥善保管。人员变动时，应办理好资料的移接手续。

4.2  发票管理

4.2.1  所有物资采购或费用支出的发生，必须取得合法。

4.2.2  材料物资采购中不得开具白条或收款收据、否则不予报支。 材料物资采购时，应提交经采购人员审核的到货单，采购数量、单价等，并由两人以上验收。

4.3  财产清查制度

4.3.1  财务部门应对各类资产进行定期和不定期的清查。现金由出纳或部门负责人负责每周清查一次；每月由财务人员根据银行对账单负责核对银行交易记录；基金会的全部资产，至少每年盘点一次。年度财产清查必须编制财产物资盘点表，并由参与清查人员签字确认。

4.3.2  对各种往来款项至少半年进行定期清理，对重要的客户和供应商的往来款项应每季度进行款项核对，并做好纸质核对记录，相关对账资料要妥善保存备查。

4.3.3  在财产清查过程中，如发现资产盘亏，短少、毁损等情况，应及时查明原因，并报秘书长、理事长或理事会，根据相应权限进行审批，并根据审批结果及时进行账务调整。属于个人责任造成的损失，由有关责任人负责赔偿。对财产清查过程中发现闲置资产，应作为资产减值测试的依据。

4.4  财务凭证移送制度

4.4.1  各经办人在办理付款审批手续时，原始单据必须合法合规，并按规定粘贴后附。各环节审核（审批）人应及时高效，不压单，所有完整的流程原则上3个工作日完成。

4.4.2  现金及银行出纳单据移送：出纳必须每周把单据移交给会计进行账务处理，每月单据最后应于次月1 日上午前全部移交完成，必须做到“日清月结”。

4.4.3  采购单据凭证：经办人员应及时把采购发票和验收单移交会计入账，当月结算的发票单据必须在月末以前移交完毕。

4.4.4  财务结算单据的移交，必须做好移交登记手续。

4.4.5  上述单据凭证（包括外来和自制）须按相关规定办理审批流程手续，经相关人员签字确认，并保留书面记录。

5  预算管理

5.1  基金会根据年度工作计划和任务，本着资源统筹规划、保障工作重点、收入支出协调、勤俭办事的原则编制年度财务预算。

5.2  财务管理部门会同各管理部门，根据年度工作计划，编制各项目的“收入”和“业务活动成本”、以及“管理费用”、“筹资费用”等预算初稿，经秘书长初审、理事长复审后，形成年度财务总预算。财务总预算经理事会审议批准后执行。 

5.3  各管理部门在编制年度预算时，收入预算参考上年预算执行情况及业务发展计划合理预测制定，业务活动的成本和管理费用，根据项目特点和工作计划，本着量入为出、厉行节约的原则，按照机构费用标准或工作量测算进行编制。 

5.4  各管理部门须严格执行财务预算。除因工作计划、工作内容有较大调整，或者人员发生较大变化，需要通过预算调整程序核准新的预算外，一般不予以调整。

6  货币资金管理

6.1  资金管理遵循集中管理原则、安全效益原则、有偿使用原则、流动规范原则。

6.2  所有资金支付必须具备合法的单据和有关附件，有经办人员签字并注明捐赠类别、使用用途。

6.3  指定专人保管预留银行账户印章（包括公章或财务专用章、法人代表章），公章或财务专用章与法定代表人印章必须分开、分人、入柜保管；银行U盾视同印章管理。银行U盾的输入、复核、审批操作必须分人办理，严禁一手清；U盾密码须定期修改，确保U盾安全；U盾移交不移交密码，即移交人和接收人在移交时修改密码。

6.4  完整的付款流程为：经办人填写付款审批单、部门复核、财务审核、秘书长复核、理事长审批。付款审批权限根据相关授权文件执行。

6.5  公司实行资金收支预算管理制度，所有资金全部纳入公司预算管理。财务部根据年度预算目标和计划组织编制年度资金预算方案，报秘书长审核，理事长审批。

6.6  各部门必须严格执行资金预算，对预算外支出应补报计划，经理事长批准后方可执行，未经批准的预算外开支或实施过程中无正当理由超支，财务部有权拒绝支付。基金会内部通过对预算的编制、执行情况进行检查，分析预算的执行情况，并对预算提出改进措施和建议。

6.7  为加强金管理，出纳应定期将的大额资金进出、银行存款情况、资金计划等主要指标变动情况进行汇总，并上报财务负责人、秘书长、理事长。

7  资产管理

7.1  资产管理要贯彻统一领导、归口管理的原则，既要保证公益慈善事业发展的需要，又要防止财产物资的积压、损失和浪费，最大限度地发挥财产物资的效益。 

7.2  物资管理包括：固定资产管理、捐赠物资管理和低值易耗品管理等。 

7.3  固定资产管理。固定资产是用于机构业务活动，单位价值在规定标准2,000元以上、耐用时间在一年以上的办公设备或其他设施；单位价值虽未达到规定标准，但耐用时间在一年以上的大批同类物资，也应作为固定资产管理；单位价值虽已超过规定标准，但易损坏，更换频繁的，不作为固定资产管理。 

（a）固定资产按用途分类管理，并建立验收、领发、保管、调拨、登记、折旧、检查和维修制度，做到账账相符，账实相符。 

（b）注重发挥固定资产的效益，购（建）固定资产特别是大型房产等，必须进行可行性论证，提出两种以上方案，择优选用。 

（c）加强对固定资产报废、处理的管理，确属不能或不宜使用的固定资产，可以作报废处理；确属闲置不需要的固定资产，应按规定的程序处理，避免积压，造成损失浪费。 

7.4  低值易耗品管理。低值易耗品是指单位价值较低、容易损耗、不够固定资产标准的各种工器具以及办公用品等。低值易耗品的购买、验收、进出库、保管等须审批程序规范，管理控制科学。在保证工作需要的前提下，降低材料和低值易耗品的库存和消耗。 

7.5  捐赠物资的管理。捐赠物资是募集到的各类捐赠实物。捐赠物资按照捐赠人的捐赠指向分类管理，并严格验收、进出库、保管等管理制度。捐赠物资严格按捐赠人的意愿划拨、使用；在接受捐赠的物资无法用于符合其宗旨的用途时，可以依法拍卖或者变卖，所得收入用于捐赠目的。

8  收入管理

8.1  慈善资金的收入主要包括：社会各界捐赠的捐款收入；政府资助；慈善资金产生的利息收入；其他收入。

8.2  慈善资金收入管理

8.2.1  凡收到社会各界捐赠的款项，必须开具《接受社会捐赠专用收据》给捐赠单位或个人；

8.2.2  收到的捐赠款项，应按规定存入银行专户，专款专用；

8.2.3  慈善资金产生的利息收入与慈善资金统一管理，专款专用，不得挪作他用；

8.3  各项收入均纳入年度总预算统筹计划。 

8.4  各项收入均归口由财务管理部门统一管理和核算。

9  成本支出（费用）管理

9.1  各项支出的安排必须有利于公益慈善事业发展，必须贯彻厉行节约和量力而行的原则，严格遵守各项财政、财务制度和财经纪律。

9.2  按照理事会批准的年度预算和规定的开支范围、标准，执行资助支出和费用支出，并严格按照捐赠协议安排资助计划。建立健全各项支出管理和审批制度。

9.3  任何的资金支出（包括：慈善资金支出、日常办公经费支出、人工成本开支、缴纳各项税费等）必须经过以下审批流程：经办人申请、秘书长审核、会计审核、理事长审批。缺少任一审批环节的票据，出纳均不得受理。

9.4  成本核算的基本任务是：反映项目管理、执行和服务过程的各项耗费，并结合预测、计划、控制、分析和考核，合理安排使用人力、物力、财力，降低成本（费用），改善项目管理，为公益慈善事业发展建立良好的基础。 

9.5  成本（费用）一般包括项目资助成本、项目服务成本、管理费用。机构根据《民间非营利会计制度》制定相应的成本费用核算办法，建立和健全项目成本（费用）核算制度。 

9.6  有关成本（费用）核算的原始记录、凭证、账、费用汇总和分配表等资料，内容必须完整、真实，记载和编制必须及时，必须如实反映项目在管理和服务过程中的各种耗费。 

9.7  日常费用支出遵照《基金会费用报销制度》执行。

10  投资管理

10.1  基金会投资活动目的是保证基金的保值和增值，所以投资管理应遵循三个基本原则：一是安全低风险，保证投资本金的可收回性；二是有一定的投资回报率；三是保证基金的增值。

10.2  基金会原则上不允许投资以下项目：商品的买卖和昂贵艺术品的购置、投机行为和期货交易；房地产投资。

10.3  基金会投资流程：财务部提出初步方案，秘书长审核，理事长审批。

11  关联方与关联方管理

11.1　与基金会构成关联关系，成为关联方主要包括：发起人、主要理事成员、对外投资的被投资方、共同投资方、主要捐赠人。

11.2  基金会与关联方之间的业务往来必须遵循：中立性、独立性、公平性和公益性等原则。

11.3  与关联方发生的以下交易行为被认定为关联交易：购买或销售商品；购买或销售除商品以外的其他资产；提供或接受劳务；担保；提供资金（贷款或股权投资）；租赁；代理；研究与开发项目的转移；许可协议；代表企业或由企业代表另一方进行债务结算。

11.4  建立关联交易行为对利益转移和避税行为影响的风险评估和风险控制机制。

11.5  加强对关联方及关联方交易信息的审计和披露。

12  捐赠项目财务管理

12.1  基金会接受捐赠，应当与捐赠人明确权利义务，并根据捐赠人的要求与其订立书面捐赠协议。

12.2  基金会接受捐赠的现金财产，或以拍卖捐赠物品等方式收到的现金资产，应按照进入本基金会银行账户的实际到账额计算；接收的外币捐赠须建外币账户进行明细核算。捐赠款实施统收、统支，统一管理。

12.3  基金会接收非现金捐赠，应当按以下方法确定入账价值： 

（a）捐赠人提供了发票、报关单等凭据的，应当以相关凭据作为确认入账价值的依据；捐赠方不能提供凭据的，应当以其他确认捐赠财产的证明，作为确认入账价值的依据； 

（b）捐赠人提供的凭据或其他能够确认受赠资产价值的证明上标明的金额与受赠资产公允价值相差较大的，应当以其公允价值作为入账价值。

（c）捐赠人捐赠固定资产、股权、无形资产、文物文化资产，应当以具有合法资质的第三方机构的评估作为确认入账价值的依据。无法评估或经评估无法确认价格的，基金会不得计入捐赠收入，不得开具捐赠票据，应当另外造册登记。

12.4  基金会用于公益事业的支出包括直接用于受助人的款物和为开展公益项目发生的直接运行费用。捐赠协议和募捐公告中约定可以从公益捐赠中列支项目直接运行费用的，按照约定列支；没有约定的，不得超出本基金会规定的标准支出。项目直接运行费用包括：

（a）支付给项目人员的报酬，包括：工资福利、劳务费、专家费等；

（b）为立项、执行、监督和评估公益项目发生的费用，包括：差旅费、交通费、通讯费、会议费、购买服务费等；

（c）为宣传、推广公益项目发生的费用，包括：广告费、购买服务费等；

（d）因项目需要租赁房屋、购买和维护固定资产的费用，包括：所发生的租赁费、折旧费、修理费、办公费、水电费、邮电费、物业管理费等；

（e）为开展项目需要支付的其他费用。

12.5  本基金会主办的救助项目，要制定项目资金使用计划，经本基金会理事会讨论通过后执行。基金会应当对公益捐赠的使用情况进行全过程监督，确保受赠款物及时足额拨付和使用。项目完成后或年终要将项目执行情况和项目财务报表向理事会报告审查。

12.6  本基金会每年用于从事章程规定的公益支出，不得低于上一年基金余额的8%。

13  税务及票据管理

13.1  基金会应根据《民间非盈利组织会计制度》设置会计科目并进行财务核算。相关税费根据权责发生制原则按时计提，按时缴纳申报。

13.2  办税人员每月10日前填写纳税申报表，经财务负责人、秘书长审核后，通过网上或税务大厅申报缴纳。

13.3  根据《中华人秘共和国企业所得税法》相关规定，办税人员每年必须在规定时限内做好相关所得税优惠备案工作。

13.4  捐赠票据必须严格按照《公益事业捐赠票据使用管理暂行办法》（2010-132号）执行。

13.5  空白捐赠发票由财务人员负责管理。财务人员根据实际收到的货币捐赠或非货币性捐赠时开具捐赠发票。填写捐赠票据时做到字迹清楚，内容完整、真实，印章齐全，各联次内容和金额一致。

14  会计报表及财务报告

14.1  企业的各种会计凭证、报表，必须专人负责，妥善保管。

14.2  企业报送各种财务报表（包括资产负债表、业务活动表、现金流量表等）必须内容完整、数据真实、按时填报。

14.3  基金会日常经营业务根据相关法律法规和会计制度进行核算，财务报表由财务部编制，报秘书处及有关领导审阅批准后，方可对外提供或披露。重大财务信息的披露必须纳入财务会计报告的内容，由财务管理部门按规定报请批准后对外披露。

14.4  年度终了，必须聘请有资质的会计师事务所对年度财务报表进行审计。

14.5 年度终了，财务部必须向理事会报告基金会年度运营情况，各项财务指标。

14.6  报表数据属基金会经济、技术机密，有关人员必须妥善保管。

15  财务监督

15.1  实现财务有效监督，首先必须实现财务信息的透明公开。每年应披露完整、规范、真实、有效的财务信息，接受社会各界的监督。

15.2  加强基金会的内部控制以及外部审计。

（a）年度终了，聘请专业的会计师事务所对当年的财务报告出具专业的审计报告。

（b）审计报告应挂网，接受社会各界的监督。

（c）积极向捐款者提供有关捐款用途的信息。

（d）加强对基金会的管理。

15.3  建立健全基金会的财务会计系统

（a）建立相对比较健全的审查制度以及内部牵制制度。实现财务信息透明，让涉及到相关利益者的各种利益要实现平衡，要实现各方利益的有效制衡。

（b）建立健全内部审计制度，设立内部审计部门并且与财务部门实现有效的分离。

16  记录及会计档案管理

16.1  建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。

16.2  会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、 其他。

16.3  财务部按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。

16.4  当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。出纳人员不得兼管会计档案。

16.5  保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

16.6  各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。

16.7  会计档案的保管期限按附表执行。

16.8  保管期满的会计档案，除本制度7.9和7.10规定的情形外，可以按照以下程序销毁：

——由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

——单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见后销毁。

——销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。

——监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告秘书长和理事长。

16.9  保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

16.10  正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。

16.11  采用电子计算机进行会计核算的单位，应当定期打印会计档案（含电子凭证、账簿、报表等）并按规范进行立券、归档、保存打印出的纸质会计档案。

16.12  项目建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位，并按规定办理交接手续。

16.13  单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。

附表：